POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Es importante para CERESCOS S.A.S., que todos los usuarios de datos personales que son tratados en la actualidad por Cerescos conozcan sus derechos, obligaciones, la forma de acceder a las áreas encargadas del tratamiento de datos, y la finalidad para la cual están siendo tratados. 

Normatividad

CERESCOS S.A.S asume la obligación de respetar la regulación y las obligaciones impuestas por:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013

Deberes de CERESCOS S.A.S como Responsable del Tratamiento

CERESCOS como responsable del tratamiento cumplirá con los siguientes deberes de acuerdo con el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:

• Garantizar al usuario, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
• Informar debidamente al Usuario sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Usuario;
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del usuario, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
• Informar a solicitud del usuario sobre el uso dado a sus datos;
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los usuarios.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

Deberes de CERESCOS S.A.S como Encargado del Tratamiento de Datos Personales.

Cuando CERESCOS actúe como encargado del Tratamiento tendrá los siguientes deberes en concordancia con el Artículo 18 de la Ley 1581 de 2012:

• Garantizar al usuario, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley;
• Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los usuarios en los términos señalados en la ley;
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los usuarios;
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley;
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el usuario y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los usuarios;
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En el evento en que concurran las calidades de responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

Finalidad

Toda la información recopilada por CERESCOS, tiene como finalidad dar cumplimiento a su objeto social, así como todas las obligaciones legales que tiene para con sus empleados, clientes, proveedores y demás usuarios de los cuales tenga datos personales en sus bases de datos y sobre los cuales realice tratamiento.
En cuanto a la transmisión y transferencia de datos a terceros, se tratarán los datos personales con estos fines, cuando se celebren contratos con este objeto y éste se autorice por parte de los usuarios.

Los datos tratados por CERESCOS S.A.S.

La información que recopila CERESCOS se trata de aquella aportada voluntariamente y autorizada por parte de los Usuarios para determinado tratamiento, por medio de nuestra página web, por medio de contratos laborales, civiles, comerciales, por medio de cualquiera de nuestros productos y cualquiera de los canales habilitados para tal fin. Adicionalmente, toda aquella que se recopila por medio de encuestas, estudios de mercado y los medios previstos por la legislación.

Tipo de Datos

Como se mencionó anteriormente, CERESCOS recopila información de los Usuarios de los datos personales, por tanto, CERESCOS entiende su responsabilidad de dar una protección y tratamiento especial a dichos datos y de proteger a toda costa los derechos especiales de los menores de edad en caso de ser tratados, evitando el uso inadecuado de esta información. Es así como CERESCOS adquiere el especial compromiso de no utilizar esta información para causar daños y/o perjuicios a los Usuarios de los datos personales y en especial a los datos relacionados con menores de edad.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

1. a) Atención y respuesta a peticiones, consultas y reclamos:

Los Titulares de los datos personales recopilados en las bases de datos de CERESCOS S.A.S., tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar sus datos, derechos que podrán ejercer presentando una solicitud, petición, consulta o reclamo con la siguiente información.

• Nombre completo y apellidos
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
• Medios para recibir respuesta a su solicitud
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que se desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
• Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver la solicitud es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término CERESCOS S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. b) Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas y reclamos:

CERESCOS S.A.S., ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos:
– Comunicación escrita enviada a la Calle 19 No. 68 A – 98 dirigida a Servicio al Cliente.

– Comunicación telefónica con nuestra área de servicio al cliente: PBX 7430707 – Servicio al cliente: 7430717 o resto de Colombia al 018000 180 261.
– Comunicación al correo electrónico servicioalcliente@cerescos.com

Autorización para el uso de datos personales

Autorización

En todos los casos de recolección de datos, CERESCOS solicitará la autorización por parte del usuario para tratar sus datos personales indicando la finalidad para la cual se recopila, el término por el cual se realizará el Tratamiento y si sus datos serán transferidos o transmitidos, salvo en los siguientes casos:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el registro civil de las personas.

Prueba de la Autorización

CERESCOS de acuerdo al medio que se haya utilizado para obtener la autorización para realizar el Tratamiento sobre los datos personales, mantendrá en sus bases de datos y a disposición de los Usuarios prueba de la autorización.

Derechos de los Usuarios.

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a CERESCOS o a los encargados del tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
• Ser informado por el responsable del tratamiento o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de CERESCOS.
• Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
• Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.
• Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.
• Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control de CERESCOS para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Usuarios.
• Conocer a la dependencia o persona facultada por CERESCOS frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales

Autorización para el uso de datos personales

Autorizo a la sociedad CERESCOS S.A.S., para que en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, para que recolecte los datos personales que han de ser entregados por mi parte, para que de esta forma las incluya en sus bases de datos y los utilice con fines informativos, comerciales y publicitarios”.
Así mismo autorizo a CERESCOS S.A.S., a manejar mis datos personales, actividad que incluye la recolección, almacenamiento, actualización, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión, para los siguientes fines:

• Compartir mis datos personales, con las autoridades nacionales o extranjeras cuando la solicitud se base en razones legales, procesales, y/o tributarias, fundamentados en causas legítimas.
• Todos los efectos asociados a mi vinculación, permanencia y retiros a las entidades de seguridad social, y parafiscales.
• En los efectos de la afiliación y renovación de todo tipo de pólizas adquiridas con aseguradoras nacionales y extranjeras.
• En los procesos de selección, formación y capacitación establecidos por la COMPAÑÍA.
• En la consulta de mis datos en las Listas Internas de Control, en cumplimiento de las normas nacionales y políticas internas asociadas al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SAGRILAFT.
• En la consulta y reporte de información destinada a fines estadísticos, comerciales y de control de riesgos, tales como: (i) personal, como la que administra la Registraduría Nacional del Estado Civil relativa al registro civil; (ii) financiera y crediticia, tales como la CIFIN (TRANSUNION) y DATACRÉDITO; esta facultad conlleva el reporte del nacimiento, desarrollo, modificación, extinción y cumplimiento de obligaciones contraídas o que llegue a contraer, la existencia de deudas vencidas sin cancelar o la utilización indebida de los servicios contratados y (iii) en general a aquellos archivos de información pública y privada.
• En la consulta de mis datos, en lo relacionado a futuros procesos de selección establecidos por la COMPAÑÍA de acuerdo a mi perfil laboral.
• En los demás objetivos asociados a la relación laboral que podré tener con CERESCOS S.A.S, siempre que los mismos estén en el marco de la protección de los derechos laborales.

Autorización para el uso de datos personales

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

En constancia de lo anterior firma la Representante Legal de CERESCOS S.A.S.